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    2018年自考《文書與檔案管理》練習(xí)試題及答案

    2019-08-12 15:48:09   來源:其它    點擊:   
    自考在線學(xué)習(xí) +問答
       

      一、名詞解釋

      大事記:

      答:大事記是按照時間順序簡要記述一定范圍內(nèi)發(fā)生的重大事件、重要活動的一種檔案參考資料。

      組織沿革:

      答組織沿革是系統(tǒng)記載一個機(jī)關(guān)、地區(qū)或?qū)I(yè)系統(tǒng)的組織機(jī)構(gòu)、人員編制、體制變革情況的—種參考資料。是我們研究事業(yè)單位史、地方史、革命史以及各種專業(yè)史的重要參考資料。

      二、填空題

      1、文書轉(zhuǎn)化為檔案的基本條件: 辦理完畢 、 保存價值 、 系統(tǒng)整理 、

      移交歸檔 。

      2、公文結(jié)構(gòu)的必備要素主要包括 公文標(biāo)題 、 正文 、 成文日期 、

      公文制發(fā)責(zé)任者 。

      3、歸檔文件管理工作由檔案室完成,文件承辦部門或業(yè)務(wù)部門應(yīng)在每年 1至2月份 月將文件向檔案室移交。

      4、《歸檔文件目錄》的主要組成部分是: 案卷目錄 、 卷內(nèi)文件目錄 。

      5、單份文件整理的檔號章欄目包括 全宗號 、 類別號 、 保管期限

      、 年度 、 機(jī)構(gòu) 、 件號 。

      6、文件歸檔范圍劃分的原則是(1)“以我為主”,以本單位工作活動為主;

      (2)“有文必檔”與“有檔不歸”

      7、《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定的對外發(fā)文的文種主要有

      13 種。

      8、案卷標(biāo)題是由 作者 、 通訊者 、 問題 、 時間 、

      名稱 、 地區(qū) 等要素構(gòu)成的一個大詞組。

      9、當(dāng)前,歸檔整理方法主要有兩種: 立卷法 、 單份文件歸檔 。

      10、收文中需要歸檔的主要有: 一是針對本機(jī)關(guān)的來文,即本機(jī)關(guān)是文件的主送機(jī)關(guān) 、 二是來文內(nèi)客與本機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)工作有關(guān)。這部分主要指上級業(yè)務(wù)指導(dǎo)機(jī)關(guān)或本行業(yè)主管部門的文件 、 三是來文內(nèi)客與本機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)工作無關(guān),但本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的。

      三、判斷題

      1、成套的會議文件應(yīng)全部歸檔,可按同一期限統(tǒng)一編制檔號。( X )

      2、上級業(yè)務(wù)指導(dǎo)機(jī)關(guān)制發(fā)的普發(fā)性業(yè)務(wù)文件,本單位有具體貫徹意見的,存入定期30年。( X )

      3、已在本單位檔案軟件系統(tǒng)處理流轉(zhuǎn)完畢的文件,只須將其電子版本歸檔即可。( X )

      4、在單份文件整理方法中,轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件可作為一件來處理。(√ )

      5、本單位的會計年報應(yīng)列入文書檔案的歸檔范圍。( √ )

      四、簡述題

      1、文件與檔案的聯(lián)系

      答檔案的前身是文件材料,文件的歸宿是檔案。

      (1)文件與檔案是同一事物在不同階段上的稱呼;

      (2)檔案是歸檔后經(jīng)過篩選、經(jīng)系統(tǒng)整理的的文件。

      2、列入長期保管為檔范圍的文件材料主要內(nèi)容

      答1)、本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)性政策性文件材料;

      2)、本機(jī)關(guān)召開的重要會議、舉辦重大活動形成的主要文件材料;

      3)、本機(jī)關(guān)職能活動形成的重要業(yè)務(wù)文件材料

      4)、本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免、獎懲、人員名冊等文件材料;

      5)、本機(jī)關(guān)有關(guān)土地、房屋等重要合同協(xié)議、資產(chǎn)憑證性材料;

      6)、本機(jī)關(guān)反映單位基本歷史面貌的文件材料;

      7)、關(guān)于重要問題的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)、指示;

      8)、上級機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料

      9)、同級、下級機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請示及本機(jī)關(guān)的批復(fù)材料。

      3、簡述單份文件整理的流程

      1)、收 集:收集應(yīng)歸檔的文件材料,齊全完整

      2) 歸檔判斷: 判斷文件是否歸檔, 依照歸檔范圍,慎重決定文件去留

      3) 確定期限: 確定歸檔文件的保管期限, 準(zhǔn)確客觀

      4)分 類:年度-機(jī)構(gòu)(問題或文號)-期限,分類方法科學(xué)、適用,保持相對穩(wěn)定

      5)編制頁碼

      6)裝訂

      7)排序

      8)蓋檔號章

      9)電腦著錄

      10)裝盒排架

      11)打印目錄

      12)編制檢索工具

      4、歸檔說明的主要內(nèi)容

      (1)本單位基本情況(單位名稱、性質(zhì)、隸屬關(guān)系、工作職能、年度工作概況);

      (2)組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、主要領(lǐng)導(dǎo)人任職等及其變化情況

      (3)本年度文書立卷情況(立卷工作的組織、文件完整性、數(shù)量、存在問題)

      五、論述題:(給出要點,學(xué)生分析論證,以便給分)

      1、淺談高校檔案的利用與保密性原則

      檔案的利用和保密性在高校檔案管理工作中起著相當(dāng)重要的作用。高校人事管理部門是收集和管理高校教學(xué)科研人力資源財富,傳播檔案信息,為教學(xué)、科研提供原始的人才憑證,維護(hù)歷史真實面貌的重要基地。近年來,作為高校人事管理部門每年都會收入大量的、具有很高的學(xué)術(shù)研究和科技開發(fā)價值的人力資源信息。因此,做好高校人力資源的保密工作至關(guān)重要。日常工作中,檔案管理人員十分重視檔案保密,工作盡心盡職,但由于在傳統(tǒng)的保密觀念影響下,檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現(xiàn)象。由此產(chǎn)生一些弊端:大批檔案得不到充分的利用,甚至有些很有價值的檔案長期被束之高閣,變成一文不值的廢紙;領(lǐng)導(dǎo)不能及時全面地了解情況,有效地利用檔案。上述情況表明,檔案部門改變傳統(tǒng)的觀念,在嚴(yán)格做好保密工作的同時,切實完善工作職能,為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)勢在必行。機(jī)密檔案應(yīng)該保密,但保密的目的之一是為了利用,是有時間、地點、范圍限制的利用,保而不用只會失去保的意義,失去檔案的價值。對檔案工作來說,保密與利用兩者都十分重要,不可偏頗。

      人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。人事檔案是人事管理活動中形成的,記述和反映個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn),以個人為單位組合起來,以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動中形成的,是個人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄。是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實反映。人事檔案的保密性是由它的政治性、機(jī)密性所決定的。人事檔案從產(chǎn)生之日起,就為一定的階級所掌握,為一定的社會制度服務(wù)或為一定的集團(tuán)所利用。在社會主義條件下,人事檔案的存在與發(fā)展是無

      產(chǎn)階級的政治和國家根本利益需要,它是黨和國家干部、人事工作的重要組成部分,是為貫徹執(zhí)行黨的干部路線、方針、政策,選賢舉能,知人善任,進(jìn)行社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)的。

      1、關(guān)于檔案利用的分析與探索

      1.1檔案的開放工作

      1.2檔案利用的監(jiān)督工作

      2、關(guān)于檔案保密性原則的分析與論述

      2.1 關(guān)于檔案保密性原則的概念論述

      2.2 關(guān)于檔案保密性原則的重要性

      2.3 電子檔案為檔案的保密性原則和檔案管理帶來了新的挑戰(zhàn)

      3、關(guān)于協(xié)調(diào)檔案利用和檔案保密性原則之間關(guān)系的一些措施

      3.1 普及檔案管理以及檔案利用、保密原則的相關(guān)知識,讓人們能夠充分認(rèn)識到其中的厲害關(guān)系

      3.2 加強(qiáng)《檔案法》、《憲法》等法律法規(guī)中關(guān)于檔案的法律規(guī)定或者是法律條文的宣傳與推廣

      3.3對外公布檔案開放的消息以及范圍,擴(kuò)大檔案利用的范圍提高利用的效率

      3.4 提高檔案的收集力度,用與時俱進(jìn)的眼光看待檔案管理

      2、淺談檔案編研工作的意義

      答檔案編研工作是檔案管理中一項獨立的業(yè)務(wù)工作,對于開發(fā)檔案信息資源,做好檔案工作具有重要的意義。

      第一、是檔案館(室)主動地、系統(tǒng)地、廣泛地提供利用的一種有效方式。

      第二、是提高檔案館(室)工作總體水平的重要途徑。

      第三、是保護(hù)檔案原件和長遠(yuǎn)流傳檔案文獻(xiàn)的有效措施。

      1、編研工作是檔案利用工作的一個重要組成部分,是檔案部門系統(tǒng)、廣泛地向社會提供利用服務(wù)的一項重要的基礎(chǔ)性工作。有了編研工作,才能通過主動提供檔案的編研成果,直接服務(wù)于社會各項事業(yè),有助于推動和促進(jìn)地方人文歷史、社會科學(xué)的研究。

      2、編研工作是保護(hù)檔案史料、方便利用的有效措施。檔案大部分為孤本,在開展利用服務(wù)時,老是把原件提供利用,容易破損,影響檔案的壽命。以編寫檔案史料的方式提供利用,可以避免檔案原件的重復(fù)使用,減少磨損,從而延長檔案的壽命。也能使這些資料長久保存,便于后人利用。

      3、開展檔案編研工作,可以擴(kuò)大檔案工作部門在社會上的影響力。通過編研工作,向社會提供編研成果,使廣大利用者看到檔案的價值,加深對檔案和檔案工作的了解,能起到很好的宣傳作用。

      4、檔案的編研成果具有存史、資政、文化功能外,其教化功能更為明顯。如我館編研成果中的“紅軍活動”,“抗戰(zhàn)時期的講稿、詩文”,“鼠疫及預(yù)防措施”等重大歷史事件的專題資料,都是對廣大公眾,特別是青少年進(jìn)行愛國主義的生動教材。

      5、檔案編研工作有利于做好統(tǒng)戰(zhàn)工作。檔案中有許多彌足珍貴的歷史資料,其中不乏個人的檔案資料,這些檔案的主人在當(dāng)時往往是有一定影響的人物,現(xiàn)在他們的子孫遍布祖國各地。通過編研工作,把這些檔案信息提供給他們的后代,使其更加了解祖輩的情況,從而與之交友,建立友誼,互通信息,獻(xiàn)計獻(xiàn)策,為地方經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展服務(wù),具有重要的現(xiàn)實意義。

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